プライバシーポリシー
株式会社ポテンシャルハブジャパン（以下「当社」といいます。）は、当社が提供するサービス「Potential-Hub」（以下「本サービス」といいます。）における、利用者の個人情報および関連する情報の取扱いについて、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関連法令・ガイドラインを遵守し、以下のとおりプライバシーポリシーを定めます。
1. イントロダクションおよび事業者情報
本プライバシーポリシーは、株式会社ポテンシャルハブジャパンが、利用者、取引先、採用応募者、問い合わせ者その他当社と関係を有する方から取得する個人情報等の取扱いに適用されます。
- 事業者名：株式会社ポテンシャルハブジャパン
- 住所：〒105-0014 東京都港区芝3丁目5-2 芝公園サンハイツ 402
- 電話番号：+81 3-6435-7824
- メールアドレス：[email protected]
当社は、法令に基づく適正な取得、利用目的の特定、目的外利用の制限、安全管理措置の実施、第三者提供の制限等を徹底し、個人情報を適切に取り扱います。
2. データの収集および処理
当社は、以下の情報を、適法かつ公正な手段により取得し、必要な範囲で処理します。
- 氏名、住所、電話番号、メールアドレス、会社名、部署名、役職等の連絡先情報
- 本サービスの申込・利用履歴、問い合わせ内容、アンケート回答、相談記録
- 請求・支払に関する情報、契約情報、取引情報
- 採用応募に関する情報（履歴書、職務経歴書、面接記録等）
- Cookie、IPアドレス、端末情報、閲覧履歴、アクセスログ等のオンライン識別子および利用情報
- 法令上取得が必要又は利用目的達成のために必要なその他の情報
当社は、原則として本人から直接取得しますが、法令に基づく場合、本人の同意がある場合、または業務委託先、提携先、公開情報等から適法に取得する場合があります。
また、当社は、本サービスの提供、改善、品質向上、利用状況の分析、不正防止、問い合わせ対応、採用選考、法令遵守のために、取得した情報を必要な範囲で処理します。
3. データ処理の目的
当社は、取得した個人情報等を以下の目的で利用します。
- 本サービスの提供、運営、管理
- 本人確認、認証、アカウント管理
- 問い合わせ、相談、苦情等への対応
- 契約締結、契約履行、請求、支払、会計処理
- 本サービスの改善、機能追加、品質向上、利用状況分析
- キャンペーン、イベント、セミナー、ニュースレター等の案内
- 採用選考、採用に関する連絡、入社手続き
- 不正利用の防止、セキュリティ確保、トラブル対応
- 法令、行政機関の要請、裁判所の命令等への対応
- その他、取得時に明示した利用目的
当社は、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用しません。ただし、法令に基づく場合または本人の同意がある場合はこの限りではありません。
4. 処理の法的根拠
当社は、日本法上の要請を踏まえ、以下のいずれかに該当する場合に個人情報を処理します。
- 本人の同意がある場合
- 契約の締結または履行のために必要な場合
- 法令上の義務を履行するために必要な場合
- 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を保護するために必要な場合
- 当社の正当な事業上の利益を達成するために必要な場合で、本人の権利利益を不当に侵害しない場合
- 公的機関が法令に基づいて遂行する事務に協力する必要がある場合
なお、個人情報保護法その他の適用法令により同意取得又は別途の手続が要求される場合、当社はその要件に従います。
5. データ共有および第三者提供
当社は、以下の場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進のために特に必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
- 国の機関または地方公共団体等に協力する必要がある場合
- 業務委託先に対して、利用目的の達成に必要な範囲で委託する場合
- 合併、会社分割、事業譲渡その他の事由により個人データが承継される場合
当社が業務を委託する場合、委託先に対して適切な監督を行い、必要かつ適切な安全管理措置を講じるよう契約その他の方法により義務付けます。
主な委託先には、クラウドサービス提供事業者、システム保守事業者、決済事業者、会計・税務事務関連事業者、メール配信・マーケティング支援事業者、採用支援事業者等が含まれることがあります。
6. 第三国へのデータ移転
当社は、クラウドサービス、メール配信、分析ツール、顧客管理ツールその他の外部サービスの利用に伴い、個人情報が日本国外で保管・処理される可能性があることを認識しています。
このような場合、当社は、個人情報保護法その他の適用法令に従い、必要に応じて本人の同意を取得し、又は移転先の国・地域、制度、第三者の安全管理措置に関する情報を確認したうえで、適切な保護措置を講じます。
当社は、移転先の選定にあたり、アクセス制御、暗号化、委託契約上の守秘義務、再提供の制限等を含む保護措置を実施します。
7. 保存期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令上保存が必要な期間に限り保管します。保存期間経過後、または利用目的が達成された後は、適切な方法により遅滞なく削除、廃棄または匿名化します。
保存期間は、情報の種類、利用目的、契約関係、法令上の保存義務、紛争対応の必要性等を踏まえて決定します。例として、契約・取引記録、会計記録、問い合わせ履歴、採用記録等は、法令又は業務上必要な期間保存されることがあります。
8. 利用者の権利
本人は、個人情報保護法その他の適用法令に従い、当社に対して以下の請求又は申出を行うことができます。
- 利用目的の通知の請求
- 保有個人データの開示の請求
- 内容の訂正、追加または削除の請求
- 利用の停止または消去の請求
- 第三者提供の停止の請求
- 個人データの取扱いに関する異議の申出
また、法令上可能な範囲で、本人は自己に関するデータの写し又は移転可能な形式での提供を求めることができます（データポータビリティ）。
当社は、請求の内容、法令上の要件、本人確認、手数料の要否等を確認のうえ、合理的な期間内に対応します。ただし、法令により開示等に応じられない場合があります。
9. 同意の撤回
本人が個人情報の処理について同意した場合であっても、本人はいつでも当該同意を撤回することができます。撤回は、当社所定の方法により連絡することで行えます。
同意の撤回後は、撤回に係る処理を停止します。ただし、撤回前の処理の適法性には影響しません。また、法令上の保存義務、契約上の必要性、または当社の正当な利益に基づき、引き続き保有・処理が認められる場合があります。
10. 苦情申立ての権利
本人は、当社による個人情報の取扱いに関して、当社への直接の苦情・相談を行うことができます。また、個人情報保護委員会その他の適切な監督機関に対し、苦情を申し立てることも可能です。
当社は、苦情・相談を受けた場合、誠実かつ迅速に対応します。
11. データセキュリティ
当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、不正利用等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
- アクセス権限の最小化
- パスワード管理、多要素認証等の認証管理
- 通信および保存時の暗号化
- ログ管理、監査、脆弱性対策
- 従業者および委託先への教育・監督
- 安全管理規程の整備および定期的な見直し
- 事故発生時の報告・是正・再発防止体制の整備
ただし、インターネットを介した情報伝達の性質上、完全な安全性を保証することはできません。当社は、合理的に期待される範囲で最善を尽くします。
12. お問い合わせ先
個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等の請求、苦情、相談その他のお申し出は、以下までご連絡ください。
- 株式会社ポテンシャルハブジャパン
- 住所：〒105-0014 東京都港区芝3丁目5-2 芝公園サンハイツ 402
- 電話番号：+81 3-6435-7824
- メールアドレス：[email protected]
お問い合わせの際には、本人確認のため、必要に応じて追加情報の提示をお願いする場合があります。
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正、サービス内容の変更、運用方法の改善その他必要に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。
変更後のプライバシーポリシーは、当社ウェブサイト上への掲載その他当社が適切と判断する方法により公表した時点から効力を生じます。ただし、法令上本人の同意が必要となる変更を行う場合は、当社所定の方法により同意を取得します。
制定日および最終更新日は、必要に応じて当社ウェブサイト上で別途表示します。